Prikklok of badge-lezer

Een prikklok of badge-lezer plaatsen?

Wilt u de uren van uw werknemer snel en gemakkelijk bijhouden met een prikklok of badge-lezer? Dit zijn de voordelen van een prikklok met badgesysteem:

Wat is een prikkloksysteem?

Een prikklok maakt het mogelijk dat werknemers zelf hun gewerkte uren kunnen registreren. Ze klokken in bij aankomst en klokken uit bij vertrek. De software van de prikklok registreert en verwerkt de gegevens van de werknemers op een efficiënte en foutloze manier. Een prikklok helpt niet alleen om sneller en correcter gegevens te registreren, maar ook om een duidelijker inzicht in het kostenplaatje en het bedrijfsproces te verwerven.

Wat kost een prikklok?

Prikklokken bestaan er in verschillende soorten en navenant de soort schommelen de prijzen.

Waarom een prikklok of badge-lezer in jouw bedrijf plaatsen?

Waarom zou u een prikklok plaatsen in uw bedrijf, goed wetende dat u het risico loopt dat die slecht onthaald kan worden?

Zoals al aangehaald heeft de prikklok zowel voor- als nadelen. Het systeem is onder andere bevorderlijk voor het beheer van de werktijd, verlof, pauzes van werknemers, etc... En hoe gek het ook mag klinken, het heeft eveneens een positief effect op de veiligheid van de werknemer.

De prikklok werd oorspronkelijk ontwikkeld om zo goed mogelijk salarissen te kunnen bepalen, maar al lange tijd beperkt ze zich niet meer tot die ene functie. Enerzijds registreert de klok aankomstuur van de werknemer of de starttijd of duur van een taak, maar ze heeft uiteraard nog andere faciliteiten te bieden.

De controle op gewerkte uren vergemakkelijken

Met een prikklok behoort het handmatig en op papier noteren van de aanwezigheidstijden definitief tot de verleden tijd. Met behulp van de prikklok kan u werktijden, afwezigheden, stiptheden, pauzes, etc. op een relatief eenvoudige en objectieve manier opvolgen. Door gebruik te maken van het systeem, stelt u zichzelf als doel om de fouten die vroeger op papier gemaakt werden te vermijden (invoerfouten, twijfel over de gewerkte uren, etc.)

De administratieve taken vergemakkelijken

De prikklok wordt voornamelijk geapprecieerd vanuit administratieve hoek. Vandaag de dag is alles geautomatiseerd, wat zorgt voor meer betrouwbaarheid terwijl het werk geoptimaliseerd wordt. Dankzij deze tijdsmanagementsoftware wordt alle informatie automatisch verzonden. Het is niet langer nodig om alle gepresteerde uren en overuren te noteren en ze nadien nog te versturen. Het prikkloksysteem laat toe om de informatie rechtstreeks door te zenden naar de salarissoftware. Op die manier vermijdt u payrollfouten aan het begin van de maand. Kortom, administratieve taken verlopen op een vlottere en effectievere manier.

Het werkklimaat versoepelen en conflicten tot een minimum beperken

Met dergelijk systeem, dat volledig objectief en onpartijdig is, beperkt u beduidend het aantal conflicten met dank aan de historiek van de gegevens. Het kan een nadelige invloed hebben op laatkomers of mensen die langere koffie- of sigarettenpauzen nemen, maar de prikklok liegt niet. Ze verhindert dus discussies over werkuren, omdat ze perfect weet wanneer iemand toegekomen en weer vertrokken is. Alle medewerkers staan op gelijke voet. Dit garandeert een eerlijke behandeling en sluit eventuele vriendjespolitiek uit. Dit kan enkel gunstig uitdraaien voor de onderneming.

De werknemer beschermen

Sommigen kunnen het misschien moeilijk geloven, maar de installatie van een prikklok helpt ook om de werknemer te beschermen. Het systeem is uitermate betrouwbaar voor de werknemer, enerzijds bekeken vanuit salarisoogpunt (de verzekering van correct berekende loonstroken), maar anderzijds ook vanuit het oogpunt van de bestaande wet in België die arbeidstijd beperkt. Die werd voordien niet altijd gerespecteerd door zowel werknemer als werkgever. Dankzij de prikklok is het niet langer mogelijk om ervan af te wijken.

Een goed zicht hebben op het bedrijf en de overuren

Met dank aan de prikklok hebben superieuren een concreet beeld van de werkelijke tijd die nodig is om een werk uit te voeren en aan de hand daarvan kunnen ze het proces optimaliseren. Het laat eveneens toe om gewerkte uren en zelfs overuren in rekening te brengen. Overuren zijn een niet verwaarloosbare kost die soms de neiging kan hebben om de loonstroken aan het eind van het jaar op te blazen.

De verschillende soorten prikklokken of badge-lezers

De mechanische prikklok

De mechanische prikklok was één van de eerste op de markt. Vandaag de dag is ze misschien al wat achterhaald, maar dat neemt niet weg dat ze haar taken niet naar behoren uitvoert. Het is een simpel systeem met een kloksysteem waarin u een kartonnen tijdkaart schuift wanneer u aankomt en vertrekt. De traceerbaarheid treedt in werking eens de werkuren op de kartonnen kaart afgedrukt worden. In dit geval is er geen automatiseringssysteem en moet iemand dus controleren en tellen. Deze prikklok wordt aanbevolen voor bedrijven met 1 tot 10 werknemers. Ze is makkelijk te gebruiken en te installeren. Desalniettemin is het niet echt een betrouwbaar systeem omdat ze de gegevens niet zelf verwerkt.

De elektronische prikklok

De elektronische prikklok is het digitale model van de mechanische prikklok. Ze biedt dezelfde functionaliteiten en digitaliseert ze ook. Bij de elektronische prikklok is de kartonnen kaart vervangen door een magnetische kaart. Ze zorgt voor een grote tijdswinst, aangezien ze de gegevens automatisch verwerkt en gepersonaliseerde rapporten aanmaakt. Sommige modellen zijn uitgerust met beheersoftware, andere werken dan weer met een in de doos geïntegreerde USB-sleutel (een computer haalt de gegevens op) of verzenden nog steeds via Wifi. Het zwakke punt van dit soort prikklok is de betrouwbaarheid van de persoon die prikt (kaartuitwisseling mogelijk). Dit systeem is aanbevolen voor ondernemingen met meer dan 10 werknemers.

De prikklok met badge

De kaart of het karton wordt hier vervangen door een RFID-badge, waarbij elke passage van een werknemer geregistreerd wordt met een eenvoudige veeg op het scherm. Hier hebben we te maken met meer geavanceerde systemen waarbij de gegevens automatisch geregistreerd en verwerkt worden. Het voordeel is met andere worden dus het gebruiksgemak en vlotte verwerking van informatie. Een nadeel kan de hoge kostprijs zijn en net zoals bij de digitale prikklok kan een werknemer voor iemand anders badgen. De prikklok met badge wordt voornamelijk gebruikt in grotere bedrijven.

De mobiele prikklok

De mobiele prikklok is een heel efficiënt systeem, dat perfect geschikt is voor personeel dat vanop afstand werkt. Mobiel inklokken kan op verschillende manieren:

• Met de vaste telefoon: vereist niet meer dan een telefoontje naar het nummer dat bestemd is voor in- en uitchecken
• Met behulp van de smartphone: de werknemer moet simpelweg een barcode of QR code scannen
• Door geolocatie: door een nummer te bellen dat speciaal bedoeld is om in te klokken, wordt de mobiele telefoon automatisch gegeolokaliseerd

Dit systeem is heel betrouwbaar en heel praktisch, maar ook heel duur.

De biometrische prikklok

De biometrische prikklok is het allernieuwste model dat op de prikklokkenmarkt verschenen is. Ze laat dankzij de scan van een lichaamsdeel (vaak een vingerafdruk of de iris van het oog) toe om in te klokken. Het systeem is onfeilbaar, maar natuurlijk hangt er aan die geavanceerde technologie een stevig prijskaartje. Voor de installatie ervan moet de werkgever overigens de GPDR (General Data Protection Regulation)-regels op een strikte manier naleven.

Prikklok kopen? Zo maak je jouw keuze

Vooraleer u effectief een prikklok in uw bedrijf installeert, zijn er enkele factoren die u in acht moet nemen om de keuze te kunnen maken die het meest beantwoordt aan uw persoonlijke noden en die van uw bedrijf.

Waarom heeft u een prikklok nodig?

• Is het simpelweg om de administratieve taken te vergemakkelijken?
• Is het om misverstanden omtrent verlof, pauzes of afwezigheden te vermijden?
• Of om de berekening van overuren te automatiseren?

Niet alle bedrijven hebben dezelfde behoeftes en daarom is het belangrijk om deze goed af te bakenen.

De grootte van het bedrijf

Het aantal werknemers dat u in dienst heeft, zal de neiging hebben om het type prikklok te beïnvloeden. Wanneer u een microbedrijf hebt, is het natuurlijk niet zo dat u niet het allernieuwste prikkloksysteem kan aanschaffen. Maar heeft u het echt nodig?

Sommige systemen zijn makkelijk te gebruiken en andere zitten complexer in elkaar. Naargelang de grootte van uw bedrijf, zijn er bepaalde prikklokken die het beheer van de werktijd van de werknemers echt kunnen vergemakkelijken. Zo zullen een digitale of een biometrische prikklok en beheersoftware praktischer zijn in grotere ondernemingen dan bijvoorbeeld een mechanische prikklok.

De activiteitensector en dienstregeling

Het prikkloksysteem kan sterk afhangen van de sector waarin uw bedrijf actief is. Het spreekt voor zich dat de manier van inklokken heel verschillend kan zijn voor activiteiten in een fabriek, op kantoor of wanneer u veel de baan op moet (vertegenwoordigers, leveringen, logistiek).

Ook bij bedrijven met een complexe werkplanning (gespreide uren, overuren, deeltijds werk, nachtarbeid) of met een normale planning kan het type prikklok variëren.

Budget

Nadat u uw werkelijke noden goed hebt afgebakend en de activiteit en type werkplanning in acht genomen hebt, kan u zich focussen op een andere factor: het kostenplaatje.

De installatiekost van een biometrische prikklok bedraagt tussen €2.000 en €6.000, terwijl je voor de installatie van een prikklok met badge (voor een onderneming met zo’n 200 personen) of een mobiele prikklok tussen  €1.500 en €2.000 neertelt. De goedkoopste types op de markt blijven nog steeds de mechanische (€200) en de elektronische prikklokken (€500).

Kies de beste badge-lezer door prijzen te vergelijken

De kostprijs van het apparaat is niet de enige kost waarmee u rekening moet houden. Er zijn nog andere kosten zoals:

• De kost van de klok zelf: varieert afhankelijk van het aantal te beheren gegevens, de verwerkingscapaciteit en de opslaggeheugencapaciteit

• De installatiekost: afhankelijk van het type prikklok heeft u nood aan techniekers en soms dienen er zelfs bekabelingswerken aan te pas te komen

• Het onderhoud: in geval van panne

• De elektriciteitskosten

• De logistieke kost: kost die onder andere betrekking heeft op het bijwerken van de software en de conformiteit met andere software

Om je te laten bijstaan in de keuze voor de juiste prikklok en het betalen van de juiste prijs, kan je altijd een beroep doen op Bobex. Wij laten je toe om de beste prijzen met elkaar gratis te vergelijken.