Inhoud
Wat betekent witte kassa?
Een Geregistreerd Kassasysteem of GKS wordt in de volksmond ook wel de witte kassa genoemd. Elke witte kassa wordt geregistreerd bij de FOD (Federale Overheidsdienst Financiën) en bevat onderdelen waaraan u als ondernemer geen aanpassingen mag uitvoeren. Het gaat om de kassa zelf, een controlemodule FDM (fiscale data module), en een VSC (VAT signing card).
Met de Geregistreerde Kassasystemen wil de overheid om zowel belastingfraude als zwartwerk voorkomen.
Zwarte doos of black box
De fiscale data module (FDM) wordt ook wel eens de zwarte doos of black box genoemd. De zwarte doos is een onderdeel van een GKS. De black box wordt gekoppeld aan het GKS en registreert alle verkopen en manipulaties op zo’n manier dat die gegevens niet uitgewist kunnen worden.
Dankzij de zwarte doos kan de fiscus het GKS eenvoudiger controleren.
De VAT signing card (VSC)
Na het aanschaffen van een GKS en FDM registreert u uw kassasysteem op de website van de FOD. Eens het systeem gekoppeld is, vraagt u gratis een VSC of VAT signing card aan. Dat is een soort simkaart die gekoppeld is aan het btw-nummer van uw onderneming.
De VSC zorgt ervoor dat alle aan uw onderneming gekoppelde data (denk daarbij aan verkoophandelingen) opgeslagen kan worden in de zwarte doos.
Wetgeving: Wanneer is een witte kassa verplicht in België?
Sinds 1 juli 2016 is een witte kassa of GKS verplicht voor elke Belgische onderneming die jaarlijks meer dan 25.000 euro omzet (exclusief btw) genereert uit maaltijden. De maaltijden worden ter plekke genuttigd. In wat voor omgeving u de maaltijden aanbiedt, is daarbij niet relevant.
Het gaat dus niet enkel om pure horecazaken, maar ook om meubelwinkels waar bijvoorbeeld ook een cafetaria wordt uitgebaat.
Enkele uitzonderingen:
- Dranken worden niet meegeteld bij de relevante jaaromzet. Een foodtruck van waaruit u bijvoorbeeld enkel dranken verkoopt, hoeft niet over een GKS te beschikken. Ook cafés waar niet voor 25.000 euro per jaar aan maaltijden worden geserveerd, hoeven geen GKS in gebruikt te nemen.
- Voorverpakte producten gelden evenmin, tenzij ze ter plekke opgewarmd en genuttigd worden.
- Meeneemmaaltijden die niet ter plekke worden genuttigd, tellen niet mee. Een cateringdienst waar klanten maaltijden ophalen of waarmee u maaltijden aan klanten bezorgt zonder het onmiddellijke nuttigen van de maaltijd aangenamer te maken, hoeft niet over een GKS te beschikken.
- Ondernemingen die bereide maaltijden aanbieden in hun winkel maar geen dienstverlening bieden die het onmiddellijk nuttigen van de maaltijd aangenamer maakt, hoeven ook niet over een GKS te beschikken.
- Een hotel waar maaltijden inbegrepen zijn in de hoteldiensten hoeft niet over een GKS te beschikken wanneer die maaltijden niet apart verrekend worden.
Ontvang offertes
Is een Geregistreerd Kassasysteem enkel verplicht in de horeca?
Een GKS is verplicht voor ondernemingen die jaarlijks meer dan 25.000 euro genereren uit de verkoop van maaltijden. Hierboven vindt u een overzicht met uitzonderingen. Zoals u ziet, gaat het dus niet enkel om horecazaken, maar ook om winkels die bijvoorbeeld over een cafetaria beschikken.
Welke kassasystemen kunt u registreren als GKS?
U kunt niet zomaar elk kassasysteem registreren als GKS. Eerst en vooral vallen de klassieke, analoge kassa’s uit de boot. U moet over een digitaal of online kassasysteem beschikken. Anders kan de fiscus uw transacties niet digitaal controleren.
Het kassasysteem moet bovendien als witte kassa worden gecertificeerd door de overheid. U vindt een lijst met geschikte kassasystemen en FDM’s op de website van de overheid (https://www.geregistreerdkassasysteem.be/nl/gecertificeerde-systemen#Gecertificeerde%20Kassasystemen). Wilt u snel en eenvoudig geschikte kassa’s vergelijken? Gebruik dan het formulier onderaan deze pagina.
Prijs: Wat kost (de registratie van) een witte kassa?
Als u al over een geschikt kassasysteem beschikt, mag u rekenen op een kost van gemiddeld 380 euro voor registratie van uw systeem.
Investeert u in een volledig nieuw systeem? Houd dan rekening met volgende kosten:
- Nieuw kassasysteem. De prijzen voor digitale en online kassasystemen liggen tussen de 1.000 en 5.000 euro.
- Kassasoftware. Een digitale kassa of POS-systeem ondersteunt verschillende applicaties die u helpen uw onderneming te beheren. Denk aan voorraadbeheer, personeelsplanning en het bewaren van reservaties en bestellingen. Bij veel leveranciers van POS-systemen kunt u voor dergelijke software een (voordelig) abonnement afsluiten.
- Zwarte doos of FDM.
- Kosten voor de server.
- Eventuele installatiekosten.
Boete bij controle en ontbreken van verplicht GKS
Wie verplicht is een GKS in gebruik te nemen en die verplichting niet naleeft, riskeert een boete van 1.500 tot wel 5.000 euro.
Voordelen van de witte kassa
Ook voor ondernemers die technisch gezien niet verplicht zijn een GKS in gebruik te nemen, kunnen een witte kassa en/of een FDM toch enkele interessante voordelen met zich meebrengen. Een overzicht.
Vereenvoudigde administratie
Een witte kassa registreert automatisch elke transactie die binnen uw onderneming wordt verricht. Die registratie gebeurt conform de wetgeving én kan eenvoudig nagekeken worden door de FOD Financiën. Een aanvullende zwarte doos maakt die controle nog eenvoudiger.
Omdat elke verkoop geregistreerd wordt en op uw btw-aangifte verschijnt, hoeft u zelf heel wat minder administratieve taken uit te voeren.
Aanwezigheidsregistratie
Wie flexi-jobbers in dienst neemt, moet verplicht de aanwezigheid van zijn of haar personeel registreren. Een witte kassa vergemakkelijkt de aanwezigheidsregistratie.
RSZ-korting voor horecazaken
Met een witte kassa geniet u een korting van 500 euro op uw sociale bijdragen. De korting geldt voor maximaal 5 vaste en voltijdse werknemers. Voor werknemers jonger dan 26 jaar gaat het om een korting van maar liefst 800 euro per werknemer.
Voordelige overuren zonder inhaalrust
De witte kassa maakt het mogelijk om elke voltijdse werknemer jaarlijks tot 360 overuren te laten presteren zonder inhaalrust. Op die overuren betaalt u geen belasting of sociale bijdragen.
Witte kassa nodig? Vergelijk het aanbod en krijg advies op maat
Of u nu een restaurant of andere horeca aangelegenheid of een meubelwinkel uitbaat, met een witte kassa kunt u heel wat meer dan enkel een wettelijke verplichting naleven. Bent u op zoek naar een geschikt kassasysteem voor uw onderneming of heeft u nog vragen over het Geregistreerd Kassasysteem? Vul dan onderstaand formulier in.
U ontvangt gratis en volledig vrijblijvende prijsvoorstellen op maat en advies van specialisten. Zo bent u meteen een belangrijke stap dichter bij het meest geschikte kassasysteem voor uw onderneming!