Horeca kassasystemen: Prijzen, opties, aandachtspunten en 3 favorieten

Prijzen: Hoeveel kost een horeca kassasysteem?

De hardware voor een horeca kassasysteem kost gemiddeld 600 tot 700 euro. Softwarepakketten zijn er voor elk budget: van gratis opties tot goedkope subscripties en geavanceerde, maar prijzige formules.

Eerst en vooral is er de manier waarop u samenwerkt met de leverancier. Er zijn meerdere opties:

• U koopt een kassasysteem en neemt een apart software-abonnement.
• U koopt bij een leverancier die hardware en software aanbiedt.
• U huurt of leaset hardware en software bij eenzelfde aanbieder.
• U huurt of leaset een kassa en neemt een apart software-abonnement.

Elke samenwerking heeft zijn voor- en nadelen. Zo kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk een nieuw softwareprogramma in gebruik nemen wanneer u een apart software-abonnement neemt. Wie software en hardware bij dezelfde aanbieder neemt, kan dan weer rekenen op een naadloze samenwerking tussen de hard- en software van het kassasysteem,

Een overzicht met enkele richtprijzen:

Leverancier	Prijsrange
Lightspeed software + 1 kassa	€ 69  – 349 per maand
Trivec	Prijs op maat
MPlusKASSA (software)	Vanaf € 34,95 per maand

Waarop letten bij het vergelijken van horeca kassasystemen?

Het ene kassasysteem is het andere niet. In uw zoektocht naar een horeca kassasysteem dat past bij uw onderneming let u best op onderstaande aandachtspunten.

1. Hardware

Kwalitatieve hardware gaat een hele tijd mee. Let niet enkel op de duurzaamheid en efficiëntie van de toestellen, maar ook op de garantie en dienstverlening die uw leverancier biedt.

Tot slot zullen ook de mogelijke integraties (ook naar de toekomst toe) een rol spelen in uw keuze. Een systeem dat u, ook lang na aanschaf, kunt uitbreiden met nieuwe, nodige functies, is vaak de meest duurzame oplossing.

Touchscreen, iPad, mobiele of elektronische kassa

Er bestaan verschillende soorten kassa’s met elk hun voor- en nadelen. Hou rekening met de grootte van de kassa en het scherm en de gebruiksvriendelijkheid.

Een klassieke, elektronische kassa is robuust en gebruiksvriendelijk, maar biedt weinig integratiemogelijkheden en ondersteunt weinig functies. Een touchscreen kassa of iPad kassa biedt dan weer heel wat meer mogelijkheden, maar kan duurder zijn en is niet voor iedereen even intuïtief bruikbaar.

Klantendisplay en/of bestelzuil

Afhankelijk van de flow in uw horecazaak kan een klantendisplay of een bestelzuil een handige aanvulling zijn op uw kassasysteem. Op een klantendisplay kan de klant zelf diens bestelling nakijken.

Op een bestelzuil met aanraakscherm kan de klant zelf zijn of haar bestelling (met extra verzoeken of aanpassingen) doorgeven. Eens ingevoerd, verschijnt de bestelling automatisch op de bar- of keukenmonitor. Een uitstekende manier om tijd en kosten te besparen.

Hand-held extensies voor een flexibel systeem

Klanten zo goed en persoonlijk mogelijk bedienen? Met hand-held extensies zoals een tablet bedient uw zaalpersoneel klanten moeiteloos aan tafel. 

Bar- of keukenmonitor

Bestellingen doorgeven aan de keuken of bar gaan een stuk vlotter met een bar- of keukenmonitor. Het zaalpersoneel kan eenvoudig een bestelling invoeren in hun hand-held extensie of de vaste kassa. De bestelling verschijnt vervolgens op de bar- of keukenmonitor, waarna het bar- of keukenpersoneel gelijk aan de slag kan.

Betaalterminal

Tot slot mag een betaalterminal niet ontbreken. Met mobiele betaalterminals zet u de bediening aan tafel voort: klanten rekenen probleemloos af zonder hun plekje in uw etablissement te verlaten.

2. GKS: de witte kassa

Sinds juni 2016 moeten veel horecazaken verplicht beschikken over een Geregistreerd Kassasysteem (GKS). Een goed kassasysteem moet aan enkele voorwaarden voldoen. Zo moet bijvoorbeeld een controlemodule worden ingebouwd in de kassa. Lees meer over het GKS. 

3. Software

Goede kassa software zorgt ervoor dat al uw hardware vlekkeloos samenwerkt. Met een cloud-gebaseerd kassasysteem wordt bijvoorbeeld elke bestelling in real-time doorgegeven aan de rest van het systeem.

De meest basic software linkt de kassa met uw betaalterminal en zorgt voor een vlotte betalingsverwerking. Met een volwaardig POS-systeem (Point of Sale systeem) kunt u echter heel wat meer doen. Een overzicht met mogelijke functionaliteiten.

Tafelbeheer en reservaties

Met een overzicht van de tafelbezetting en tafelreservaties voorkomt u dubbele bezettingen en zorgt u voor een vlottere en foutloze bediening. Real-time inzicht in wie waar aan tafel zit (of zal zitten!), wie wat besteld heeft en wat de openstaande rekeningen bedragen, verhoogt de efficiëntie van uw zaak aanzienlijk.

Voorraadbeheer

Steeds real-time inzicht in de bar- of keukenvoorraad? Met de functie voor voorraadbeheer weet u op elk moment wat er nog in de keukenkasten zit en wat er besteld moet worden. Zo verhoogt u de efficiënte van de keuken en verbetert u de klantervaring.

Personeelsplanning

Bespaar uzelf en uw personeel heel wat kopzorgen met een overzichtelijke, digitale personeelsplanning.

Take-away en maaltijdbezorging

Bezorgt u ook maaltijden, of komen klanten maaltijden ophalen in uw etablissement? Met de juiste software stroomlijnt u het bezorg- en afhaalproces.

4. Klantenservice aanbieder

Door goede hardware aan te schaffen, vermijdt u de kans op defecten en andere problemen. Dat gezegd, er kan altijd iets fout gaan. Daarom is het aangeraden om samen te werken met een goede leverancier die ook bij problemen voor u klaar staat.

Enkele tips:

• Schaf uw hard- en software aan bij dezelfde leverancier. Zo verzekert u zichzelf ervan dat alle onderdelen van uw kassasysteem vlot samenwerken.
• Werk samen met een leverancier die gespecialiseerd is in horeca kassasystemen.
• Kiest u voor een geavanceerd kassasysteem? Dan is het handig als uw leverancier ook kassatrainingen voorziet.
• Bekijk online recensies van de leverancier om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de dienstverlening.

Enkele van de beste horeca kassasystemen

Hieronder vindt u enkele van de best beoordeelde horeca kassasystemen. Meer opties vergelijken? Gebruik dan het formulier onderaan deze pagina.

5. Lightspeed restaurant

Lightspeed is één van de grootste aanbieders van volwaardige POS-systemen. Lightspeed biedt horecapakketten op maat aan. U kiest zelf met welke hardware u het kassasysteem uitbreidt. 

Lightspeed biedt ook uitgebreide softwarepakketten aan. 

6. Trivec

Trivec is een leverancier die zich volledig focust op horeca kassasystemen. U vindt in hun aanbod verschillende formules. Met een Trivec kassasysteem kunt u onder meer de voorraad beheren, boekhouding bijhouden, reservaties overzien en klanten- en personeelsinformatie opslaan en beheren.

Bij Trivec vindt u ook de nodige hardware, aangepast aan de specifieke noden van uw horecazaak. De leverancier biedt onder meer verschillende mobiele en flexibele oplossingen, betaalterminals, bestelzuilen, bar- of keukenmonitoren en systemen voor barautomatisering.

7. MPlusKASSA

MPlusKassa levert kassasystemen op maat. U kunt zelf hard- en softwaremodules toevoegen naar wens. MPlusKASSA heeft oplossingen voor elk horecaconcept: van fine dining tot hotels met bar.

De kosten voor MPlusKASSA software beginnen vanaf 34,95 euro per maand. MPlusKASSa hardware is verkrijgbaar vanaf 3.500 euro per 36 maanden (goed voor 97,22 euro per maand). 

Wat is het beste kassasysteem?

Het beste kassasysteem vinden, kan een grote opgave zijn. Volgende aandachtspunten helpen u alvast op weg.

• Wat is uw horecaconcept?
• Wat is de flow in uw horecazaak? (Hoe) kunt u die verbeteren? 
• Hoe verloopt de klantenbediening en samenwerking van uw personeel?
• Aan welke administratieve taken besteedt u (te) veel tijd?
• Welke inzichten kunnen u helpen uw omzet te verhogen?
• Wilt u meerdere vestigingen openen of extra diensten aanbieden? Met andere woorden: heeft u nood aan een schaalbaar systeem?

Krijgt u graag persoonlijk advies om uw zoektocht te vereenvoudigen? Gebruik dan het formulier onderaan deze pagina.

Vind een kassasysteem op maat van uw horecazaak

Een goed kassasysteem beschikt over de nodige functies, maar niet over meer functies dan nodig. Het juiste systeem vinden voor uw horecazaak is dan ook absoluut maatwerk. Nood aan ondersteuning? Vul onderstaand formulier in.

U ontvangt gratis vrijblijvend advies van specialisten en offertes op maat. Zo kunt u snel en eenvoudig prijzen vergelijken, informatie inwinnen en de juiste keuze maken.