Inhoud
Waarom investeren in tijdregistratie?
Een digitaal of analoog systeem dat de gewerkte uren van uw medewerkers bijhoudt, bespaart u moeite en tal van problemen op alle niveaus van uw bedrijf. Hieronder lijsten we de belangrijkste voordelen van tijdregistratie op.
Administratieve eenvoud
Zelf de gewerkte uren in verloning omzetten is een nogal prikkelige en vermoeiende taak, zeker als u dat pas aan het einde van de maand doet. Men moet telkens de pauzes aftrekken, rekening houden met verlofdagen enzovoort. Digitale tijdregistratie automatiseert het rekenproces en bespaart u al die moeite en frustratie.
Tijdsbesparing
De automatisering van uw administratieve taken zorgt ervoor dat u de bespaarde tijd in uw planning in iets belangrijkers kan investeren, zoals de groei van uw bedrijf, de verbetering van het werkcomfort van uw medewerkers, enzovoort.
Juiste tijdregistratie
De eenvoud van efficiënte tijdregistratie gaat daarenboven niet gepaard met een daling van de rekennauwkeurigheid, integendeel! Zulke systemen zijn gevrijwaard van menselijke fouten en vergetelheden en vormen dus een verdere garantie op de eerlijke verloning elke medewerker. En geen paniek indien een arbeider zou vergeten om in of uit te punten.
De nieuwste tijdregistratiesystemen bieden de mogelijkheid om digitaal in te loggen, bijvoorbeeld op een mobiele telefoon via een tijdregistratie app.
Functies van tijdregistratie
Tijd- en aanwezigheidsregistratie
Tijdregistratiesystemen dienen in eerste instantie om een overzicht van de exacte gewerkte uren van uw medewerkers te genereren. Dit overzicht kan u voor tal van doelen gebruiken, zoals de wijziging van een planning, het toekennen van bonussen, de herinrichting van een sector enzovoort.
Loonverwerking / payroll
Maar de meest voor de hand liggende functie van een tijdregistratiesysteem is natuurlijk de vereenvoudiging van loonadministratie. Met deze tool wordt de opstelling van correcte loonfiches een heel simpele bewerking. Van de eerste dag tot en met de ultieme tijd van het maand, alles wordt in het systeem bijgehouden. Indien de loonverwerking van uw bedrijf geëxternaliseerd is, kan het gebruik van efficiënte tijdregistratie de medewerking met uw sociaal secretariaat behoorlijk vereenvoudigen.
Efficiënt en effectief kostenbeheer
Zonder coherent tijdregistratiesysteem is een overkoepelende beeld op de kosten en winsten van uw bedrijf krijgen uiterst moeilijk. Dat overzicht is echter noodzakelijk om problemen op te sporen die de groei en integriteit van uw bedrijf in de weg staan. Men kan dus zeggen dat de invoering van een efficiënt tijdregistratiesysteem de eerste stap is in de oplossing van problemen in het kostenbeheer van uw bedrijf.
Soorten tijdregistratie
Er bestaan verschillende soorten tijdregistratiesystemen die allen hun voordelen en nadelen hebben in functie van het type bedrijf waarin ze worden gebruikt. Hieronder lijsten we de meest wijdverspreide.
Prikklok/badgelezer
Analoge prikklokken met een puntkaart zijn geen ouderwetse machines uit een ver verleden. Ze worden namelijk nog steeds vaak gebruikt op manuele werkplaatsen. Daar waar deze systemen meer administratieve arbeid vereisen om ze te doen werken, vormen ze geen risico op computer- en serverfouten. Ondertussen zijn digitale badgelezers wel de norm geworden. Deze digitalisering automatiseert het hele proces van tijdsberekening en behoeft hiermee minder administratie. De prijzen van een prikklok of badgelezer schommelen tussen ongeveer 300 en 1000 euro per stuk, plaatsing niet inbegrepen. Het is daarom interessant om prijzen te vergelijken via ons offerteformulier.
Het gebruik van fysieke badges en kaarten kan weliswaar voor problemen zorgen wanneer die beschadigd of verloren raken. Daarenboven maken badges uw bedrijf kwetsbaar voor mogelijke identiteitsfraudes. Dit kan een motivatie zijn om de aanschaffing van een biometrische terminal te overwegen.
Biometrische terminal
Een biomedische terminal is duurder dan een badgelezer, maar bespaart aan uw medewerkers de zorg van een badge of prikkaart. Dit systeem werkt namelijk op basis van vingerafdruk of gezichtsherkenning. Hiermee wordt uw bedrijf ook meteen gevrijwaard van potentiële identiteitsfraudes. De prijs van een biometrische terminal schommelt tussen ongeveer 500 en 2500 euro per stuk, plaatsing niet inbegrepen.
Juridisch en moreel gezien zijn zulke terminals wel behoorlijk gevoeliger dan andere soorten tijdregistratie. Biometrische gegevens zijn namelijk uiterst persoonlijk en onveranderlijk, deze gegevens dienen dus extra beschermd te worden. De invoering van een biometrische terminal moet hierdoor uitvoerig door de werkgever aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden gerechtvaardigd. Zo’n systeem mag enkel worden ingevoerd indien de er geen privacyvriendelijke alternatieven zijn. Voorbeelden van werkplaatsen waarin het gebruik van biometrische terminals kan worden gerechtvaardigd zijn banken en wapendepots.
Virtuele terminal of digitale terminal
Een minder radicale manier om oude tijdregistratie te moderniseren is het gebruik van een digitale terminals. Deze kunnen veel vormen aannemen, zoals een Excel-sheet of een gespecialiseerde cloud software. Deze zijn enkel bruikbaar op werkplaatsen met een toegang aan het internet en zijn dus niet aangeraden voor manuele werkplekken.
Voor bureaus daarentegen vormen ze een goede en vaak kosteloze (bijvoorbeeld Google docs spreadsheets) alternatief voor klassieke systemen. Ze zijn ook een ideale vorm van tijdregistratie voor telewerken, een werkvorm dat al sinds meer dan een jaar in veel bedrijven de norm is geworden.
Een nadeel van zulke systemen is dat ze niet gevrijwaard zijn van fraude, want het is met een internetverbinding overal voor iedereen beschikbaar. Maar zulke fraudes zijn uitzonderlijk en vallen op termijn wel op in de prestaties van de betroffen medewerker.
Een virtuele terminal heeft door zijn kwetsbaarheid wel het voordeel dat het een relatie van vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Een werknemer dat zich minder gecontroleerd voelt, zal minder stress ervaren en dat zal behoorlijk bijdragen tot een aangename sfeer op de werkplek.
Tijdregistratiesysteem kopen
Afhankelijk van de omvang en de activiteit van uw bedrijf kan de prijs van een tijdregistratiesysteem enorm schommelen. Indien uw bedrijf verschillende activiteiten onderneemt kan het slim zijn om verschillende systemen aan te schaffen die aan elke werkplek zijn aangepast. We geven u enkele tips voor de keuze van een systeem voor tijdregistratie.
Waarop letten bij keuze systeem tijdregistratie?
Ten eerste moet u rekening houden met het aantal medewerkers dat uw bedrijf onder zijn hoede neemt. Een biometrische terminal is bijvoorbeeld aangeraden voor werkplekken met weinig medewerkers. Ten tweede is de toegang tot computers een belangrijke factor. Een groot bureau heeft namelijk meer baat bij virtuele tijdregistratie dan een fabriek.
Ten derde moet er bepaald worden wat de registratie precies zal inhouden. Wordt de lunchpauze bijvoorbeeld automatisch in de berekening meegeteld? Indien dat niet zo is wordt er bijvoorbeeld ook best een badgelezer aan de ingang van de kantine geplaatst.
Tenslotte is het groeiprofiel ook een belangrijke factor. Dit bepaalt hoe kostelijk de invoering van het nieuw systeem voor tijdregistratie mag zijn. De invoering van dit systeem zal namelijk belangrijke structuurwijzigingen met zich meebrengen en de human ressources medewerkers van uw bedrijf zullen ook gevormd moeten worden om het nieuwe systeem te kunnen gebruiken.
Tijdregistratiesystemen: vergelijk gratis en vrijblijvend offertes
De keuze van een nieuw systeem voor tijdregistratie zal een groot effect hebben op de administratie van uw bedrijf en op het werkcomfort van uw medewerkers. Om die belangrijke keuze te maken is het dus aangeraden om verschillende opties uitvoerig met elkaar te vergelijken.
Om u te helpen bij deze belangrijke keuze kan u via onderstaand formulier offertes en advies ontvangen van betrouwbare leveranciers en ervaren plaatsers in de buurt van uw bedrijf. Neem gerust contact met ons op, deze dienst is volledig vrijblijvend en gratis.