Inhoud
Wat is een kassasysteem?
Een kassasysteem is de volledige opstelling waarmee u of uw personeel klanten ondersteunen bij het afrekenen in uw onderneming. Zo’n systeem bestaat standaard uit een monitor en een betaalterminal. Een volwaardig kassasysteem kan uitgerust worden met zaken als een barcodescanner, thermische kassabonprinter, klantenmonitor, weegschaal, klantenunit of tablet.
Hoe het werkt
Hoe een kassasysteem precies werkt, is natuurlijk afhankelijk van waarmee het systeem is uitgerust. De kassier staat doorgaans in voor het invoeren van de te betalen producten of diensten.
Die ingegeven producten en diensten verschijnen op de monitor. De kassier geeft de betaalopdracht door aan de betaalterminal, waarna de klant via de betaalterminal kan afrekenen. Na het afronden van de betaling kunt u de klant een betaalbewijs aanbieden.
Witte kassa verplicht voor horeca
Elke Belgische onderneming die jaarlijks minstens 25.000 euro omzet genereert uit maaltijden (drank en btw niet meegerekend), moet over een geregistreerde of witte kassa beschikken. Het gaat om ondernemingen die een inrichting exploiteren waar maaltijden genuttigd worden en traiteurs die regelmatig cateringdiensten verlenen.
Prijs: Hoeveel kost een kassasysteem kopen, huren of leasen?
Hoeveel u precies betaalt voor een kassasysteem, is afhankelijk van waarmee de kassa is uitgerust. Een meer geavanceerd systeem kost natuurlijk meer dan een sobere, klassieke kassa.
Een overzicht met richtprijzen:
| Type kassasysteem | Richtprijs |
|---|---|
| Klassieke kassa | € 100 – 700 |
| Kassa met touchscreen monitor | € 1.000 – 5.000 |
| POS kassasysteem | Prijs op maat – zie formulier onderaan de pagina |
Wie liever niet in een keer een groot bedrag neerlegt of slechts voor een bepaalde periode een kassasysteem nodig heeft, kan ervoor kiezen het kassasysteem te huren of leasen. Benieuwd naar de prijzen? Gebruik onderstaande knop en ontvang offertes op maat.
Soorten kassasystemen
Het ene kassasysteem is het andere niet. Een horeca zaak heeft bijvoorbeeld heel andere eisen betreffende een kassasysteem dan een buurtwinkel, en wat werkt voor een kleine kapper werkt doorgaans niet voor een buurtsupermarkt.
Hieronder vindt u een overzicht met de 4 categorieën waarin kassasystemen ingedeeld kunnen worden.
1. Eenvoudig: Traditionele kassa
Een traditionele kassa is eenvoudig in gebruik en relatief goedkoop. Zo’n kassa beschikt doorgaans over een (klein) scherm, een (numeriek) toetsenbord en een geldla. De kassa kan voorzien zijn van een ingebouwde betaalterminal, of aan een of meerdere betaalterminals met kassakoppeling gelinkt worden.
2. Modern: Kassa met touchscreen monitor
De traditionele kassa verdwijnt stilaan uit beeld en maakt plaats voor de touchscreen kassa met kassasoftware. Een kassa met touchscreen is gebruiksvriendelijk, dankzij de bijhorende kassasoftware zeer efficiënt, en een ideale oplossing voor snelle transacties.
Die ondersteunende software maakt het mogelijk om de producten (en diensten) die u aanbiedt eenvoudig op te slaan in uw systeem. Zo kan de persoon die de kassa bedient klanten snel en eenvoudig laten afrekenen.
Naast een touchscreen en kassasoftware beschikt zo’n kassasysteem doorgaans over een geldla, ingebouwde of gekoppelde betaalterminal en een barcodescanner.
3. Digitaal en efficiënt: Automatische, onbemande of zelfbedieningskassa
Afrekenen zonder de hulp van een medewerker? Met een zelfbedieningskassa is dat mogelijk. Dit type kassa’s wint de laatste jaren sterk aan populariteit.
Klanten kunnen hun producten zelf scannen met de barcodelezer en raadplegen de monitor om bij te houden welke producten ze hebben aangeschaft en hoeveel ze daarvoor zullen betalen. De bijhorende betaalterminal zorgt ervoor dat de klant vlot kan afrekenen.
4. Meest complete oplossing: POS kassasysteem
Nieuw onder de zon, maar steeds meer geliefd bij kleine tot middelgrote ondernemingen: POS kassasystemen. Waarover een POS (Point of Sale) systeem precies beschikt, is volledig afhankelijk van de noden en wensen van uw onderneming en cliënteel.
Hardware: Van tablet of iPad tot weegschaal, scanner en computer
Een POS kassasysteem kunt u volledig naar wens uitrusten. Verschillende leveranciers bieden daarvoor heel wat mogelijkheden. Denk maar aan een barcodescanner waarmee u producten scant om af te rekenen én om uw inventaris up te daten, of een weegschaal die u helpt bij het bepalen van de exacte prijs.
Dankzij de flexibiliteit en uitbreidbaarheid van een POS-systeem voegt u extra hardware probleemloos toe aan uw opstelling.
(Gratis) software: Voorraadbeheer, planning en rapportering
Uw POS-systeem heeft bovendien de draagkracht om verschillende applicaties en software te ondersteunen. Die vindt u zowel bij de leverancier van uw POS kassasysteem als bij externe ontwikkelaars. Het keuze-aanbod is bijgevolg enorm.
Die software maakt het managen van uw onderneming aanzienlijk eenvoudiger. Routineuze taken die voorheen heel wat tijd in beslag namen, laat u nu over aan uw kassasysteem. Dankzij de rapporteringsmogelijkheden krijgt u bovendien een accuraat, actueel en gedetailleerd inzicht in de prestaties van uw onderneming.
U houdt via het systeem de voorraad van uw winkel in de gaten, regelt de personeelsplanning of houdt personeelsprestaties in het oog. Meer geavanceerde opties, zoals het laten opmaken van verkoopstatistieken, kunt u naar wens toevoegen.
Opslag in de Cloud
Een POS systeem kan zowel op een interne, lokale server werken als verbonden worden met de Cloud.
Een voordeel van een Cloud-gelinkt POS-systeem? U heeft overal en altijd toegang tot de belangrijke software en de gegevens die het systeem voor u bewaart.
Integratie met online webshops en/of andere fysieke vestigingen
Een laatste troef van het POS kassasysteem? Wie meerdere winkels uitbaat op verschillende locaties en/of een webshop runt (al dan niet als online verlengstuk van een fysieke zaak), integreert die allemaal samen in eenzelfde POS-systeem. U houdt via eenzelfde systeem een oogje op uw onderneming in Luik, uw onderneming in Antwerpen èn uw webshop.
Hoe duur is een kassasysteem echt? Extra kosten
Wie een kassasysteem huurt, betaalt een maandelijks bedrag waarin naast de huur van het toestel ook overige servicekosten zijn inbegrepen. Wie echter een kassasysteem aanschaft, betaalt naast de aankoopprijs vaak ook maandelijkse kosten. Het kan onder meer gaan om…
- Software en softwareupdates
- Installatiekosten
- Reparatie- en onderhoudskosten (vaak inbegrepen in een servicepakket)
- Ondersteuningskosten (de prijs voor goede klantenservice!)
- Eventuele training van nieuwe werknemers
- …
Omdat een traditionele kassa weinig tot geen software ondersteunt, is zo’n kassa op lange termijn vaak een voordelige optie. Natuurlijk bespaart u met een POS kassasysteem wel heel wat tijd (en kosten).
Bijkomende kosten voor betaalterminals
Niet elke kassa beschikt over een ingebouwde betaalterminal. In bepaalde gevallen kunt u die terminal bij dezelfde leverancier verkrijgen.
Uw klanten nog beter bedienen? Met een mobiele betaalterminal met kassakoppeling bedient u klanten waar u maar wilt. Ideaal voor bijvoorbeeld horecazaken, waar u met een mobiele betaalterminal eenvoudig bij de klant aan tafel afrekent.
Een vaste of mobiele betaalterminal is natuurlijk niet gratis, en brengt op zijn beurt ook vaak maandelijkse kosten met zich mee. Houd ook rekening met de transactiekosten die u betaalt op elke elektronische betaling.
Het beste kassasysteem voor uw winkel, restaurant, bar, hotel of praktijk? Vergelijk het aanbod en bespaar
Het juiste kassasysteem maakt een wereld van verschil. U bespaart tijd en kosten, biedt uw klanten vlottere service, en maakt het ook voor uw werknemers een stuk eenvoudiger om klanten goed te bedienen.
Wilt u snel en eenvoudig het aanbod van de grootste spelers op de markt vergelijken? Vul dan onderstaand formulier in. U ontvangt gratis en volledig vrijblijvende prijsvoorstellen op maat en advies van specialisten. Zo komt u in enkele klikken een belangrijke stap dichter bij het vinden van het ideale kassasysteem voor uw kleine tot middelgrote onderneming.