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Qu’est-ce qu’un secrétariat social ? Quel est son rôle ?
Un secrétariat social en Belgique est un organisme privé, à but lucratif ou non, qui aide les entreprises, employeurs et indépendants en prenant la charge de diverses missions administratives récurrentes et occasionnelles.
La mission principale d’un secrétariat social est l’administration salariale (calcul et gestion des paies, regroupés sous le terme de “payroll“), mais il peut également se charger d’autres missions sociales et fiscales comme la perception des cotisations de sécurité et du précompte professionnel. Ainsi, il joue le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les autorités belges.
Groupe, indépendant… : Comment choisir son secrétariat social ?
En Belgique, vous disposez d’un large choix de secrétariats sociaux pour vous accompagner dans vos démarches. En effet, il en existe une bonne trentaine à travers le pays ! Comment choisir celui qui conviendra à votre situation et vos besoins ?
Vous avez plusieurs critères de choix à prendre en compte pour comparer les offres et trouver la meilleure :
- Quels sont les services dont vous avez besoin, en dehors des missions génériques communes à tous les secrétariats sociaux (comme la gestion des paie) : accompagnement juridique spécifique, aide au recrutement… ?
- Préférez-vous un accompagnement physique, 100 % digitalisé, ou mixte ?
- Avez-vous besoin d’un secrétariat social bien au fait du droit du travail et des questions sociales et qu’il soit réactif en la matière ?
- Souhaitez-vous un service proactif qui vous proposent des solutions, des améliorations, des nouvelles offres ?
En faisant un premier point sur vos besoins en matière d’administratif, social et juridique et sur la situation actuelle de votre entreprise, vous pourrez lister les missions importantes que vous souhaiteriez déléguer à votre futur secrétariat social. Une fois ce point fait, il vous sera plus facile de comparer les offres et de trouver le meilleur secrétariat social pour votre entreprise.
Comparatif des 10 meilleurs secrétariats sociaux belges
Pour vous guider dans votre choix de secrétariat social, nous avons regroupé dans le tableau suivant les 10 meilleurs secrétariats sociaux du marché belge :
| Secrétariat social | Informations Clés | Avantages Extras | Expertise | Avis* |
|---|---|---|---|---|
| Group S | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 1939 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 20 000 🛠️ Services proposés : Calcul et gestion des paies Gestion du personnel Conseils d’expertise RH et juridiques Gestion des subsides pour les entreprises (dossiers de subventions publiques) Sécurité sociale des indépendants (CASI) et Caisse d’Allocations familiales (CAF) 📍 Nombre d’agences en Belgique : 25 antennes en Belgique (siège social à Bruxelles) | Guichet d’entreprises “Formalis” pour les formalités administratives Solide réseau de partenaires pour une expertise élargie Logiciels et outils développés en interne | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines | Info manquante |
| Partena | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 2012 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 81.000 entreprises et 135.000 indépendants 🛠️ Services proposés : Accompagnement création d’entreprise Calcul et gestion des paies Tâches administratives et gestion de logiciels RH Conseils d’expertise RH et juridiques Sécurité sociale des indépendants 📍 Nombre d’agences en Belgique : 29 agences | Programme “Dreams LAb” pour la création et le développement des entreprises | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines | 100% (50 avis Bobex) |
| Attentia | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 2005 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 15.000 entreprises 🛠️ Services proposés : Calcul et gestion des paies Tâches administratives et gestion de logiciels RH Conseils d’expertise RH et socio-juridiques Bien-être au travail 📍 Nombre d’agences en Belgique : 40 agences | Offre flexible avec plusieurs formules Service “Prévention & Protection au travail”, une aide pour le bien-être au travail | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines | 80% (29 Google) |
| Salary Solution | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 2008 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : non communiqué 🛠️ Services proposés : Calcul et gestion des paies Optimisation des salaires Tâches administratives et gestion de logiciels RH Conseils d’expertise RH et socio-juridiques Audit social & aide en cas de contrôle 📍 Nombre d’agences en Belgique : une agence à Bruxelles | Recherche de solutions pour la réduction des coûts salariaux (aide, optimisation…) Intervention si absence prévue ou non du chargé RH de l’entreprise | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Tous les domaines | 100% (50 avis Bobex) |
| SD Worx People Solutions | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 1945 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 70.000 entreprises en Europe 🛠️ Services proposés : Calcul et gestion des paies Optimisation des salaires Tâches administratives et gestion de logiciels RH Conseils d’expertise RH et socio-juridiques Outils de management (temps de travail, plannings, analyses) 📍 Nombre d’agences en Belgique : 11 agences | Aide pour l’onboarding Automatisation des processus de recrutement (permanents & temporaires) Outils de simulation à disposition | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Tous les domaines | 98% (52 avis Bobex) |
| Acerta | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 2001 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 60.000 entreprises et 320.100 indépendants 🛠️ Services proposés : Accompagnement création d’entreprise Calcul et gestion des paies Tâches administratives et gestion de logiciels RH Conseils d’expertise RH et juridiques Sécurité sociale & assurances Partenaire RH pour les experts comptables 📍 Nombre d’agences en Belgique : 25 agences | Propose des formations pour les indépendants, dirigeants, RH et experts comptables. Starters académie : ateliers courts et gratuits pour les créations d’entreprise | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines | Info manquante |
| Securex | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 1905 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 55.000 entreprises et 130.000 indépendants 🛠️ Services proposés : Accompagnement création d’entreprise Calcul et gestion des paies Recrutement & gestion du personnel Tâches administratives et gestion de logiciels RH Conseils d’expertise RH et juridiques Partenaire RH pour les experts-comptables Bien-être au travail 📍 Nombre d’agences en Belgique : 27 agences | Gestion des talents MySecurex, le portail pour les entrepreneurs, employeurs, et experts-comptables. | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines | Info manquante |
| UCM | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 1928 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 30.000 entreprises et 130.000 indépendants 🛠️ Services proposés : Accompagnement création d’entreprise Soutien et défense collective des intérêts clients Guichet d’entreprise pour les formalités Caisse d’Assurance Sociale des Indépendants Calcul et gestion des paies Services pour les comptables et experts-comptables 📍 Nombre d’agences en Belgique : 23 espaces (Wallonie et Bruxelles) | Entreprise menée par des entrepreneurs Défense des droits des entrepreneurs et travailleurs indépendants qui ont mené à des victoires (réduction cotisations sociales pour les starters, diminution des charges pour l’embauche du premier collaborateur, etc). | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines | Info manquante |
| Liantis | 📅 Expérience : reconnu en Belgique depuis 1942 (fondation du secrétariat social) 🔑 Nombre d’employeurs soutenus : 44.000 entreprises 🛠️ Services proposés : Accompagnement création d’entreprise Guichet des entreprises Calcul et gestion des paies Optimisation des salaires Recrutement & gestion du personnel Tâches administratives et gestion de logiciels RH Conseils d’expertise RH et juridiques Partenaire RH pour les experts-comptables Bien-être au travail et prévention Gestion des talents 📍 Nombre d’agences en Belgique : 46 bureaux | Liantis Academy pour les experts-comptables et conseillers fiscaux (formations en ligne) Collaboration avec des experts de nombreux domaines : conseillers en prévention, ingénieurs et médecins | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines | 3,7 / 5 (208 avis Google) |
| UNIXO | 📅 Expérience : Entreprise crée en juillet 2022 🔑 Nb d’employeurs soutenus : / (donnée manquante) 🛠️ Services proposés : – Fiche de paie et déclarations (Dimona, DmfA et BV, ASR) – Contrats de travail et documents de licenciement – Aide à la rédaction de réglementation de travail – Conseils et application par rapport aux mesures d’emploi d’aide à l’emploi et réductions de groupes cibles – Assistance juridique & conseils proactifs 📍 Nombre d’agences en Belgique : une à Lokeren | Traduction des permis de travail dans la langue des travailleurs Service de prêt pour entrepreneurs et particuliers à taux d’intérêt avantageux. | ☑️Petite entreprise ☑️Moyenne Entreprise ☑️Grande Entreprise ☑️Indépendants ☑️Tous les domaines, mais spécialisé dans les secteurs de l’hôtellerie, la construction et du transport. | 100% (1 avis sur Google) |
*Les différents avis repris dans le tableau ci-dessus ont été récoltés en Mai2023.
Partena
Le secrétariat social Partena Professional offre une expertise sociojuridique et fiscale combinée à un logiciel Payroll efficace et simple à utiliser. En effet, Partena Professional simplifie la gestion de votre personnel en digitalisant la gestion des ressources humaines grâce à leur nouvel outil de Payroll innovant ProSalary.
Chez Partena Professional, vous êtes également accompagnés par un Consultant Payroll attitré qui vous guidera dans votre administration. Des experts prennent en charge une partie ou la totalité de vos tâches RH. De plus, il met des juristes expérimentés à votre disposition pour vous offrir les meilleurs conseils légaux. Enfin, Partena Professional travaille en parallèle avec votre comptable, expert-comptable ou fiscaliste pour ainsi garantir une intégration des salaires rapide dans votre comptabilité.
Acerta
Acerta offre de vous soulager d’une partie de votre administration sociale et salariale. Il s’engage à surveiller les exigences légales pour vous et d’également vous fournir les informations et conseils dont vous avez besoin. Acerta est à disposition de ses clients 24 heures sur 24 en ligne et dans leur 25 bureaux. Ainsi, Acerta vous propose une collaboration positive et proactive en vous accompagnant du début à la fin avec à la clé une offre complète, accessible et personnalisée.
Securex
Securex vous propose d’externaliser la gestion de vos tâches administratives. Il répond aux besoins des entreprises avec lesquelles il travaille de manière optimale grâce à leur analyse des tendances du marché de l’emploi et des évolutions en ressources humaines. Ces analyses sont faites par l’intermédiaire de HR Research, leur centre d’expertise interne. Ainsi, Securex propose différentes solutions administratives comme confoHRt qui s’occupe de la gestion du personnel et expertHRt qui gère l’administration salariale. Il propose une offre axée sur le bien-être au travail pour favoriser une employabilité durable.
UCM
UCM est une organisation qui représente des indépendants et des PME francophones. Il prône l’union comme valeur, accompagne et conseille des jeunes entrepreneurs indépendants tout le long de leur parcours dans la gestion de leurs projets entrepreneuriaux ainsi que dans leurs ambitions de croissance. UCM est donc spécialisé dans le soutien aux indépendants, notamment par une grande implication dans la défense des droits des indépendants.
Liantis
Liantis possède à son actif 70 ans d’expérience dans la gestion des tâches administratives. On peut retrouver les 46 agences Liantis à travers tout le pays. Chez Liantis, vous êtes accompagné par différents conseillers supervisés par un responsable d’agence et un centre de connaissance expérimenté. Liantis vous accompagne aussi lors d’inspection sociale et vous aide à établir un règlement de travail.
Group S
Le secrétariat social Group S propose une offre multi-services pour accompagner les créateurs d’entreprises et les employeurs dans leur développement et leurs tâches administratives quotidiennes. Il propose une assistance juridique, mais aussi des services supplémentaires comme la recherche de subsides et la création de dossiers de financement. Pour les comptables, Group S propose un partenariat pour soutenir leur activité et les accompagner au quotidien.
Attentia
Attentia a pour objectif de vous aider à digitaliser votre activité, notamment grâce à leur plateforme de numérisation DOTS. En plus des services classiques d’un secrétariat social (Payroll, documents administratifs divers, assistance juridique), Attentia vous accompagne dans toute la partie prévention, protection et gestion des risques liés à votre activité (sécurité au travail, ergonomie, hygiène du travail…). Il propose également un vaste panel de formations, en classe, en e-learning ou en mixte.
Salary Solution
Spécialisé en Payroll, Salary Solution est un secrétariat social qui s’engage également à proposer des solutions d’optimisation salariales, c’est à dire des possibilités de réductions des coûts salariaux, notamment par la demande d’aides à l’emploi. Salary Solution vous accompagne dans vos démarches administratives telles que l’immatriculation ONSS, l’affiliation à la Caisse d’Allocation familiales ainsi qu’aux assurances accidents de travail, mais aussi dans les conseils juridico-sociaux et les audits sociaux.
SD Worx
SD Worx ne se contente pas de fournir une gestion de la paie et une administration du personnel sans erreur, mais propose également des solutions RH complètes pour les entreprises de toutes tailles. Que vous souhaitiez embaucher votre premier collaborateur, élaborer une politique salariale stratégique ou numériser vos processus RH, SD Worx possède l’expertise nécessaire pour vous accompagner. L’un de ses principaux atouts est l’intégration transparente de ses logiciels et outils avec d’autres systèmes RH, permettant à SD Worx de vous guider de A à Z.
Avec des bureaux partout en Belgique, vous pouvez toujours compter sur un interlocuteur proche de chez vous. De plus, SD Worx dispose d’équipes spécialisées ayant une connaissance approfondie de secteurs tels que la logistique, l’hôtellerie et la construction. Vous pouvez donc être sûr de recevoir des conseils adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Affiliation : pourquoi travailler avec un secrétariat social ? 3 avantages clés !
En Belgique, 90 % des sociétés choisissent d’avoir recours à un secrétariat social, bien que l’affiliation ne soit pas obligatoire. S’il existe d’autres alternatives au secrétariat social, l’affiliation à ce type d’organisme s’explique par les nombreux avantages qu’il présente, non seulement pour les entreprises, mais aussi pour les employés et les travailleurs indépendants.
Dans les grandes lignes, voici les 3 grands avantages à s’affilier à un secrétariat social :
1. Alléger l’administration de votre entreprise
La Belgique est un cauchemar bureaucratique, comme de nombreux pays européens. Heureusement, un secrétariat social s’occupe de la charge administrative du calcul et du traitement des salaires, des documents sociaux et des déclarations fiscales. Cela représente un gain de temps et d’énergie pour votre entreprise !
2. Bénéficier de conseils et d’un accompagnement RH
Un secrétariat social, c’est bien plus qu’une simple externalisation du calcul de votre salaire. Ils sont toujours disponibles pour répondre à toutes vos questions dans le domaine des ressources humaines, afin de vous assurer que le droit du travail est bien respecté, des deux parties, travailleurs et employeurs. Les experts du secrétariat social sont aussi là pour vous conseiller et vous accompagner sur les situations délicates, voire les conflits.
3. Régulariser le paiement des salaires
Enfin et surtout, un secrétariat social vous garantit le paiement correct et ponctuel des salaires. Votre personnel est toujours payé à temps et sans erreur. Vos employés vous remercieront et vous n’aurez pas à vous soucier des éventuelles régularisations. C’est un gain certain en temps, mais aussi en bonne entente entre vous et votre équipe.
Quelles sont les compétences d’un secrétariat social ? Liste des missions proposées à votre entreprise
Pour vous accompagner au mieux dans vos démarches au quotidien, les secrétariats sociaux agréés mettent à disposition des experts de différents domaines pour gérer de nombreuses tâches administratives pour votre entreprise.
Parmi ces différents domaines d’expertise, voici les multiples services administratifs qu’un secrétariat social peut vous offrir, selon les formules :
Calcul et gestion des salaires
Les secrétariats sociaux calculent mensuellement les salaires de chaque employé de l’entreprise et ils s’engagent également à calculer le précompte professionnel, le pécule de vacances, les primes de fin d’année, les indemnités de préavis ainsi que d’autres compléments sur le salaire. Ils sont de plus en charge de la gestion des paies pour que celles-ci soient envoyées en temps et en heures.
Émission de documents et déclarations
Votre secrétariat social en Belgique s’occupe d’émettre les différents documents administratifs comme les fiches de salaire et les déclarations permettant de calculer le précompte professionnel. Ils gèrent également l’émission des différentes cotisations destinées aux administrations fiscales et de sécurité sociale.
Gestion du personnel et des formalités administratives
Il gère également les nombreuses formalités administratives liées à la gestion du personnel, comme l’incapacité de travail, l’absentéisme, les congés d’éducation payés, le crédit-temps et enfin la prépension (ou pension anticipée).
Gestion des ressources
Le secrétariat social veille en outre à ce que l’entreprise perçoive et verse ses cotisations sociales ainsi que ses précomptes professionnels auprès des caisses d’assurances sociales. L’entreprise est ainsi toujours en règle de paiement.
Accès à des conseils socio-juridiques
Il offre aux employeurs de l’entreprise des conseils socio-juridiques concernant le recrutement, les absences ainsi que les licenciements du personnel. Cela évite d’avoir à faire appel à un médiateur ou encore qu’il y ait des irrégularités dans la procédure, ou même des abus.
Signalement du risque social
Les “risques sociaux” sont les évènements aléatoires qui peuvent rythmer la vie professionnelle comme personnelle des employés et affecter leurs revenus, par exemple les accidents de travail et maladies professionnelles, l’instabilité des structures familiales, la dépendance des personnes âgées et même une naissance ! De fait, si un risque social se produit au sein de l’entreprise, le secrétariat social doit le signaler.
Secrétariat social : une structure administrative au service de tous
De plus, en mettant à disposition leurs services administratifs, les secrétariats sociaux permettent aux entreprises de bénéficier de nombreux avantages qui profitent à tous :
À l’entreprise :
- En confiant vos tâches administratives au savoir-faire des experts, vous disposerez de plus temps pour vous occuper de votre entreprise.
- Grâce à cette externalisation, vous n’aurez plus à vous soucier des échéances de paiement. En effet, ils s’occuperont de verser les paies à vos employés ainsi que les diverses cotisations aux différents organismes.
- Les conseils concernant vos droits et vos obligations dont vous bénéficierez grâce au secrétariat social vous aideront à toujours être en conformité avec la loi pour ainsi éviter les éventuelles amendes ou sanctions financières.
À l’employeur :
- Par la sous-traitance de ces lourdes tâches administratives, vous aurez un poids en moins sur vos épaules et allégerez votre travail pour vous concentrer sur votre fonction de base et vos missions quotidiennes.
- Le secrétariat social aide également les employés à faire régner une certaine paix sociale au sein de leur société et de leur équipe grâce à une meilleure gestion des documents administratifs liés au personnel.
- En tant qu’employeur, vous serez accompagné, informé et conseillé à travers vos obligations.
À l’employé :
- La prise en main de l’entreprise par un secrétariat social vous garantira une meilleure gestion de la législation à votre égard et le respect de vos droits en tant que salarié.
- Vous aurez accès à des informations beaucoup plus claires sur vos rémunérations ainsi que sur les déclarations administratives et sociales.
- Il garantira aussi un transfert de données correct et ponctuel afin d’obtenir vos droits de sécurité sociale.
Aux Pouvoirs Publics :
- Il permet de maintenir un taux de perception élevé sans coût pour eux.
- Les déclarations et les données produites sont généralement de meilleure qualité.
- Le respect des lois et des réglementations est garanti grâce à la présence de secrétariats sociaux dans les entreprises.
- Il permet de lutter contre le travail au noir, en ce qu’il offre une gestion minutieuse de l’administration salariale et de l’occupation de personnel.
Quel est le prix d’un secrétariat social ?
Les tarifs des secrétariats sociaux varient d’une agence à une autre, ainsi que des formules proposées. En général, les tarifs comprennent tous les services offerts, c’est-à-dire les tâches administratives, la gestion salariale ainsi que les conseils juridiques. A celà peuvent s’ajouter des options supplémentaires, qui vous permettent de gagner d’autant plus en tranquilité et en efficacité.
L’employeur pourra débourser soit un forfait mensuel fixe, soit un montant à l’origine bas qui augmentera si des services supplémentaires sont ajoutés. Le prix dépendra du nombre de travailleurs et/ou d’associés actifs de l’entreprise.
Les grilles tarifaires sont rarement communiquées, du fait des variations et options possibles. De fait, le prix exact sera déterminé sur devis, mais il faut compter en moyenne entre 25 € et 40 € par mois et par salarié.
Comment changer de secrétariat social en Belgique ? Quelles démarches pour quitter un secrétariat social ?
Il se peut qu’avec les années, votre secrétariat social ne vous convienne plus. C’est le cas lorsque les attentes en terme de délais ou d’objectifs ne vous satisfont plus, lorsque vos besoins en matière de solutions et conseils RH évoluent, ou encore lorsque votre structure s’aggrandit et que les logiciels de gestion proposés ne sont plus adaptés à vos besoins actuels et futurs.
Si, malheureusement, votre secrétariat social ne convient plus à vos attentes, ne vous inquiétez pas, il est tout à fait possible de changer de partenaire RH rapidement et efficacement malgré la lourdeur que peut représenter ce transfert administratif.
Notez qu’il est recommandé d’effectuer ce changement au début d’une nouvelle année ou, à défaut, en début de trimestre, car les déclarations à l’Office National de la Sécurité Sociale (ONSS) doivent être remises chaque trimestre.
Voici les étapes qui vous permettront de changer de secrétariat social :
- Comparez les offres pour trouver le meilleur secrétariat social pour votre entreprise
- Vérifiez bien dans votre précédent contrat les clauses concernant la rupture : la durée de préavis et le document à fournir pour en aviser votre secrétariat social
- Une fois votre nouveau secrétariat social choisi, celui-ci prendra en charge vos obligations administratives concernant le transfert
- Le nouveau partenaire RH prépare la phase de lancement en programmant les nouveaux outils et en enregistrant vos données dans leur système
- Une formation est organisée pour vos collaborateurs RH (notamment le responsable des paies) afin qu’ils se familiarisent avec le nouveau système (fonctionnement, logiciels…)
- Le logiciel est lancé pour sa phase de test (retours, ajustements…)
- Le système est implanté et le nouveau secrétariat social peut déterminer avec votre département financier la présentation des coûts salariaux.
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