Pointeuse ou badgeuse

Pointeuse & badgeuse : infos, prix, législation

Vous souhaitez suivre rapidement et facilement les heures de travail de vos employés à l’aide d’une minuterie ou d’un lecteur de badges ? Voici les avantages d’une pointeuse/badgeuse :

Pour ou Contre? Cette interrogation, qui a souvent servi de titre à bien des émissions de débat télé (et même à un jeu de société) s’applique assurément à notre sujet. La pointeuse d’entreprise (ou d’administration) a toujours eu ses partisans et ses détracteurs. Parce qu’elle présente tout à la fois d’énormes avantages (finies, les éventuelles contestations sur des heures supplémentaires, par exemple) mais aussi quelques inconvénients (si le dialogue social est insuffisant, les travailleurs peuvent ressentir un manque de confiance et voir la pointeuse comme juste un outil de surveillance). Donc, il est toujours indispensable de bien peser le pour ou le contre, et d’en discuter en interne pour rassurer, et ce avant de se lancer dans l’installation. Un système de pointage n’est jamais qu’une amélioration de la gestion des ressources humaines, avec nombre d’atouts. On va voir ça ensemble ! D’accord?

Pourquoi installer une pointeuse dans votre entreprise ?

Mais pourquoi donc installer un système de pointage, avec le risque qu’il puisse être mal perçu, au sein de son entreprise?

C’est que les pointeuses ne présentent pas que des inconvénients, elles ont aussi plein d’avantages, notamment pour la gestion du temps de travail, la gestion des congés,  des pauses des salariés, etc… Et aussi étonnant que cela puisse paraitre, aussi dans la protection du travailleur.

Initialement développée pour déterminer au mieux les salaires, la pointeuse, ne se limite plus depuis longtemps à cet unique rôle. Elles enregistrent bien sûr  l’heure d’arrivée d’un employé ou l’heure du début/ durée d’une tâche, mais mettre en place un système de pointage horaire dans une entreprise permet bien d’autres facilités :

Faciliter le contrôle des heures des employés

Avec une pointeuse, l’époque de la gestion de jadis du temps de présence, écrite à la main et sur papier, est bien révolue. L’utilisation d’une pointeuse horaire vous permet de facilement contrôler le temps de travail, le temps d’absence, la ponctualité, les pauses, etc... de façon relativement objective. En utilisant ce logiciel, l’objectif est d’éviter les nombreuses erreurs qu’on pouvait faire à l’époque, sur papier (erreurs de ressaisies, doute sur les horaires déclarés, etc…).

Faciliter les tâches administratives

La pointeuse est toute particulièrement appréciée d’un point de vue administratif. Aujourd’hui, tout est automatisé, ce qui  offre une plus grande fiabilité, le tout en optimisant le travail du comptable. Grâce au logiciel de gestion du temps, toutes les informations sont automatiquement transmises. Il n’est donc plus nécessaire de noter toutes les heures prestées, ainsi que les heures supplémentaires, et d’ensuite les envoyer. L’installation d’un système de pointage permet même de transmettre directement les informations au logiciel de paie, ce qui permet donc d’éviter des erreurs de paie au début du mois.

Bref, cela permet donc de véritablement réduire le temps consacré aux tâches administratives.

Apaiser le climat et limiter les conflits

Avec un tel système , totalement objectif et impartial, on limite forcément bon nombre de conflits grâce à l’historisation des données. Il peut s’agir, certes, d’un inconvénient pour les grands retardataires, ou pour les adeptes des pauses cafés/cigarettes à rallonge, mais la pointeuse horaire, elle, ne ment pas. Elle évite donc les litiges liés aux horaires, car elle sait dire exactement à quel heure un salarié est arrivé et parti. Tous les salariés sont sur le même pied d’égalité. Cela garantit donc une équité de traitement entre vos salariés, évite tout favoritisme, ce qui est toujours positif pour l’entreprise.

Protéger le travailleur

Étonnant peut-être pour certains, mais l’installation d’un logiciel de pointage permet aussi de protéger le travailleur.Si. En effet,  la pointeuse est une solution plus fiable pour le travailleur; d’abord d’un point de vue salarial (l’assurance de fiches de paie  correctement calculées), mais de plus, il existe une loi limitant le temps de travail en Belgique (pas toujours  respectée par les employeurs, ni d’ailleurs par les travailleurs). Grâce à la pointeuse, ils ne pourront plus y déroger, ce qui constitue donc un avantage pour la sécurité du travailleur.

Avoir un œil sur l’entreprise et les heures supplémentaires

Grâce à la pointeuse, les supérieurs peuvent voir le temps de travail réel nécessaire pour réaliser une tâche, et donc optimiser le processus. Mais elle permet aussi de prendre en compte les heures, ou mêmes les minutes supplémentaires, qui ont parfois  tendance à gonfler la fiche de paie, ce qui , en fin d’année, peut représenter un coût non négligeable.

Les différents types de pointeuses badgeuses

Sur le marché de la pointeuse, il existe différents types :

La pointeuse mécanique

La pointeuse mécanique est l’une des premières à avoir pointé-, c’est le cas de le dire- le bout de son nez sur le marché du pointage. Peut-être considérée comme désuète aujourd’hui, elle assure pourtant convenablement ses fonctions. C’est un simple boitier composé d’un système d’horlogerie, dans lequel on glisse une carte de pointage en carton, lorsque l’on arrive et lorsque l’on quitte l’entreprise. La traçabilité s’effectue par impression des horaires sur la fiche cartonnée. Ici, il n’ y a pas de système d’automatisation, c’est un responsable qui est chargé de vérifier et  de faire le décompte. 

Cette pointeuse est conseillée pour des entreprises allant de 1 à 10 salariés. Elle est simple d’utilisation et à installer. Elle manque par contre de fiabilité et ne traite pas les données.

La pointeuse digitale

La pointeuse digitale est le modèle numérique de la pointeuse mécanique. Elle offre les mêmes fonctionnalités mais en étant numérisée. Ici, on a remplacé la carte de pointage en carton par une carte magnétique. Elle offre un réel gain de temps, car elle traite les données de manière automatisée, et crée des rapports personnalisés. Certains modèles sont dotés de logiciels de gestion, d’autres fonctionnent avec une clé-USB intégrée dans le boitier (un ordinateur récupérera les données) ou certains encore émettent par Wifi. Un point faible de cette pointeuse est la  fiabilité de l’identité de la personne qui pointe (échange de cartes possible, etc...). Ce système de pointage est conseillé pour les entreprises de plus de 10 salariés.

La badgeuse

La carte ou le carton est ici remplacé par un badge RFID, où à chaque passage de l’employé, le pointage est enregistré par un simple glissement sur le boitier. On est face ici à des systèmes plus évolués où toutes les données sont automatiquement enregistrées et traitées. L’avantage est donc sa simplicité d’utilisation et son traitement de l’information. Attention toutefois, son coût est forcément plus élevé, et comme pour la pointeuse numérique, un employé peut badger parfois pour un autre.

La badgeuse est de plus en plus utilisée par les grandes entreprises.

La pointeuse mobile

La pointeuse mobile est un système très efficace. Ce système convient parfaitement au personnel travaillant à distance (commerciaux, etc...). Elle peut se faire soit par :

• Le téléphone fixe : nécessite un simple coup de fil sur un numéro précis dédié à l’enregistrement à l’arrivée et au départ
• A l’aide de son smartphone, l’employé doit simplement scanner un code-barre ou un QR code pour pointer.
• Le smartphone nécessite d’être simplement passé près d’une puce ou borne RFID installé à un endroit précis.
• Par géolocalisation : en appelant un numéro dédié à pointer, le portable est automatiquement géolocalisé.

Ce système est donc d’une grande fiabilité et très pratique d’utilisation, mais est aussi très onéreux.

Pointeuse biométrique

La pointeuse biométrique est le tout dernier type de pointeuse disponible sur le marché. Elle permet, grâce à un scan d’une partie du corps humain (souvent grâce à l’empreinte digitale ou à l’iris de l’œil) de pointer. Elle offre donc une fiabilité totale. Néanmoins elle représente un coût élevé dû à sa technologie. Et l’installation sophistiquée implique, pour l’employeur, le respect des règles juridiques strictes concernant les données stockées et en matière de RGPD (Règlement général sur la protection des données).

Comment bien choisir une pointeuse pour son entreprise ?

Avant d’installer une pointeuse au sein de son entreprise, il y a plusieurs éléments à prendre en compte afin de choisir le système de pointage le plus adapté aux besoins de votre activité et de votre entreprise. Voici quelques questions à se poser :

Pourquoi une pointeuse ?

Quel est le besoin ? Est-ce simplement pour simplifier les tâches administratives qui représentent un temps trop prenant ? (source de coûts) Pour éviter les malentendus concernant les congés, les pauses ou les jours d’absence ? Pour automatiser le calcul des heures supplémentaires ? Ou alors vous avez  pleine confiance dans votre personnel  et n’estimez pas avoir  le besoin d’un système trop performant (pointage biométrique par exemple). Autre question: avez-vous des travailleurs délocalisés et donc besoin d’un système de géolocalisation ? Etc...

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins, c’est pour cela qu’il est important  de bien les cibler.

La taille de l’entreprise

L’effectif de votre entreprise aura tendance à influencer votre choix dans le type de système de pointage. Évidemment, ce n’est pas parce que vous avez une micro-entreprise que vous ne pouvez pas vous doter du tout dernier système de pointage. Mais en avez-vous réellement besoin, hein?

Certaines pointeuses sont simples d’utilisation, et d’autres beaucoup plus complexes. Selon la taille de votre entreprise, certaines pointeuses faciliteront vraiment la gestion du temps de travail de vos salariés. Par exemple, une badgeuse/pointeuse biométrique et un logiciel de gestion seront plus pratiques dans les grandes entreprises qu’une pointeuse mécanique à fiche cartonnée par exemple. Et inversement une pointeuse biométrique dans une PME, s’avèrera peut-être trop élaborée et donc trop complexe pour une  petite entreprise.

L’activité et le type d’horaire

Selon le secteur d’activité de votre entreprise, le système de pointage à utiliser ne sera pas le même. Le type de pointage nécessaire sera assez différent selon que votre activité  s’exerce en usine, en bureaux ou encore si votre secteur touche à la mobilité (réparateurs, représentants, livraisons, logistique etc…)

De plus, selon que votre entreprise ait un planning horaire complexe (avec des horaires décalés, des heures supplémentaires, des temps partiels, du travail de nuit, etc...), ou un planning horaire simple et fixe, vous n’aurez pas besoin de la même pointeuse. Pour un planning horaire qui s’avèrerait plus complexe nous vous conseillons vivement de vous tourner vers une pointeuse performante pour prendre en compte toutes ces spécificités. Pour les horaires fixes, vous pouvez vous orienter vers une pointeuse moins élaborée.

Budget

Après avoir bien déterminé vos réels  besoins, et pris en compte l’effectif, l’activité et le type d’horaire de votre entreprise, un autre élément est aussi à apprécier : le coût.

Toutes les pointeuses ne représentent évidemment pas le même budget. Par exemple,  l’installation complète d’une pointeuse biométrique se situe entre 2000 et 6000 €. Tandis que l’installation complète d’une badgeuse (capable de traiter 200 personnes), sera entre 1500 et 2000 euros, badges inclus et entre 1500€ et 2000€ pour une mobile. Les pointeuses les moins chères du marché restent tout même les pointeuses mécaniques (+-200€) et les numériques (+-500€).

Des investissements d’un niveau très différent et pour cause puisque ne visant pas les mêmes besoins.

Bon à savoir : diminuez votre facture en comparant les offres

Mais ce n’est pas tout... En plus du prix de l’appareil, il est aussi important, lors de son choix du type d’installation de pointage, de prendre en compte les autres frais dans le montant de la facture comme :

• le prix du boitier en lui-même: il varie en fonction du nombre de données à gérer, de la capacité de traitement et de la capacité de mémoire de stockage

• le coût de l’installation: pour certains types de pointeuse, elle nécessite la présence de techniciens et même parfois de travaux de câblage

• la maintenance: en cas de panne vous aurez forcément besoin d’un technicien pour vous dépanner (possibilité de contrat de maintenance)

• le coût de l’électricité

• le coût du logiciel: il faut prendre en compte le coût du logiciel de pointage pour les pointeuses plus élaborées ainsi que les frais de formation, de mise à jour du logiciel, et de mise conformité avec les autres logiciels

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